Registro de bases de datos

Preparación y Registro de Base de Datos

El Registro Nacional de Bases de Datos  (RNBD) es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país, el cual es administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) y será de libre consulta para los ciudadanos.

La Superintendencia de Industria y Comercio impartió instrucciones a los responsables del tratamiento de datos personales; es decir, todas las personas jurídicas de naturaleza privada inscritas en las Cámaras de Comercio, para efectos de realizar la inscripción de sus bases de datos en el RNBD.

La Base de Datos es un conjunto organizado de datos personales (listados de empleados, clientes, proveedores, etc.), que se utiliza para llevar el registro y la administración de los mismos, bien sea en medio físico (un archivo físico) o en medio electrónico (hojas electrónicas, documentos de texto, etc.), independientemente de la cantidad de datos personales que contenga.

Toda empresa que  opere en Colombia y posea activos iguales o superiores a  100.000 UVT, es decir, 3.316 millones de pesos, están en la obligación de registrar sus bases de datos en el RNBD e implementar lo establecido en la ley de protección de datos personales, según lo definido en los Decretos 886 de 2014 y Decreto 090 de 2018.

No están obligadas a hacer este registro las sociedades y entidades sin ánimo de lucro catalogadas como micro y pequeñas empresas, ni las personas naturales.

Fecha Límite 

Los plazos establecidos para realizar el registro de las bases de datos son tres: el primero de ellos es para las sociedades y entidades sin ánimo de lucro con activos por más de $20.225.160, que deberán registrar sus bases de datos a más tardar el 30 de septiembre de 2018.

En segunda instancia, las sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 3.316 millones de pesos y hasta 20.225 millones de pesos tendrán plazo de realizar el registro hasta el 30 de noviembre de 2018.

El tercer plazo vence el 31 de enero de 2019 y corresponde a las entidades públicas.

 

Sanciones

Las empresas que no cumplan con lo dispuesto en el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012 la Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a las empresas las siguientes sanciones:

  • Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó.
  • Suspensión de las actividades relacionadas hasta por un término de seis (6) meses.
  • Cierre temporal  o definitivo de la operación.

El pazo máximo para la inscripción del Registro Nacional de Bases de Datos es el 31 de enero de 2018, so pena de incurrir en las sanciones anteriormente descritas.

¿ Qué se debe inscribir?

La información que se debe registrar ante la Superintendencia de Industria y Comercio es la siguiente:

1)El tipo de información que se encuentra almacenada en sus bases de datos (clasificada según la naturaleza de los datos).

2)Las medidas de seguridad que ha implementado su empresa para proteger la información almacenada en las bases de datos.

3) Cómo obtuvo la información y la autorización previa para el tratamiento de esta.

4) La transferencia o transmisión internacional de datos personales.

5)La cesión o transferencia nacional de la base de datos.

6) Los reclamos presentados por los titulares de la información y los incidentes de seguridad que se hayan presentado en su empresa.

7) Política de protección de datos personales.

 

 Consulte  la Ley 1581 de 2012, Decreto 1759 de 2016 y Decreto 090 de 2018

 

Al contratar el servicio con nosotros, su empresa recibirá

1) La política integral para el  tratamiento de datos personales.

2) Acuerdo de confidencialidad de protección de datos personales.

3) Aviso de privacidad.

4) Formatos de autorización para cada una de sus bases de datos.

5) Constancia del registro de todas sus bases de datos por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio.

6) Capacitación.

7) Consultoría ilimitada.

8) Cupos gratuitos a eventos sobre temas relacionados con protección de datos personales.

 

Nuestro servicio incluye garantía (ante cualquier revisión indicada por la Superintendencia de Industria y Comercio en el caso de una auditoría o visita a su empresa, MULTISERCOL prestará asesoría para asegurar la total conformidad con lo exigido en la reglamentación sin ningún costo adicional, durante un año).

 

¡Contáctenos! con nuestro equipo de trabajo daremos a su empresa nuestra máxima atención y dedicación.

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